چارچوب بین‌المللی برای مدیریت تطبیق
حسن فروزان فرد - فعال اقتصادی
استاندارد ISO 37301 طی سال‌های اخیر، جایگاه ویژه‌ای در میان نهادها و بنگاهها پیدا کرده است؛چرا که از یک راهنمای غیرقابل گواهی‌دهی به یک استاندارد دارای الزامات مشخص و قابل ممیزی تبدیل شده است. این تحول، اهمیت بین‌المللی استاندارد را افزایش داده و امکان ممیزی مستقل و صدور گواهی تطبیق (سازواری) را فراهم کرده است. در بسیاری از کشورها، وجود یک سیستم مدیریت تطبیق (سازواری) مستند و موثر، هنگام رسیدگی به تخلفات، به‌عنوان عامل کاهش‌دهنده مسئولیت و شدت مجازات در نظر گرفته می‌شود.
این استاندارد تاکید می‌کند که سازمان‌هایی که می‌خواهند در بلندمدت موفق باشند، باید فرهنگ تطبیق (سازواری) را در خود نهادینه کنند و نیازها و انتظارات ذی‌نفعان را در نظر بگیرند. این موضوع در مقدمه استاندارد آمده است.۲
ISO 37301 بر اساس ساختار مشترک استانداردهای سیستم مدیریت تدوین شده و شامل بخش‌های زمینه سازمان، رهبری، برنامه‌ریزی، پشتیبانی، عملیات، ارزیابی عملکرد و بهبود مستمر است. این ساختار، امکان ادغام و هم‌افزایی میان استانداردهای مختلف را فراهم می‌کند و سازمان‌ها می‌توانند یک معماری حکمرانی یکپارچه ایجاد کنند.
در بند ۴ این استاندارد نیز سازمان‌ها ملزم می‌شوند، محیط داخلی و خارجی خود را بشناسند و دریابند که چه عواملی بر توانایی آن در تحقق اهداف سیستم مدیریت تطبیق (سازواری) اثر می‌گذارند. این شناخت شامل مدل کسب‌وکار، روابط با طرف‌های ثالث، زمینه حقوقی و مقرراتی، شرایط اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، ساختارهای داخلی و فرهنگ تطبیق (سازواری) است. همچنین سازمان باید ذی‌نفعان و انتظارات آنان را شناسایی کند و مشخص سازد کدام انتظارات از طریق سیستم مدیریت تطبیق (سازواری) پاسخ داده خواهد شد.
در بند ۵ این سند نیز نقش هیئت‌مدیره به عنوان مدیریت ارشد و رهبری در همه سطوح برجسته می‌شود. استاندارد مذکور در این بخش اشاره می‌کند که تطبیق (سازواری) بدون رهبری واقعی، صرفا مجموعه‌ای از مستندات خواهد بود و در عمل به رفتار روزمره سازمان نفوذ نخواهد کرد. این بند شامل تدوین سیاست تطبیق (سازواری)، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ایجاد فرهنگ تطبیق (سازواری) و استقرار ساختار حکمرانی تطبیق (سازواری) است.
در بند ۶، سازمان ملزم می‌شود، ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با تطبیق (سازواری) را شناسایی و تحلیل کند و اهداف تطبیق (سازواری) را تعیین و برای تحقق آن‌ها برنامه‌ریزی کند. ریسک تطبیق (سازواری) ۳ فقط ریسک حقوقی نیست؛ بلکه می‌تواند شامل ریسک‌های مالی، اعتباری، اخلاقی، اجتماعی و حتی سیاسی باشد.
در بند ۷، استاندارد بر تامین منابع کافی، شایستگی، آگاهی، ارتباطات موثر و مستندسازی مناسب تاکید دارد. این بند شامل تامین منابع انسانی، مالی، فناورانه و اطلاعاتی، تعریف شایستگی‌های لازم برای نقش‌های مرتبط با تطبیق (سازواری)، طراحی و اجرای برنامه‌های آموزشی و ایجاد سازوکارهای ارتباطی داخلی و خارجی است.
در بند ۸، استاندارد وارد سطح عملیاتی می‌شود و از سازمان می‌خواهد کنترل‌ها و رویه‌های لازم برای مدیریت تطبیق (سازواری) را طراحی و اجرا کند، سازوکارهای گزارش‌دهی نگرانی‌ها و تخلفات را فراهم سازد و فرآیندهای رسیدگی، بررسی و تحقیق در مورد موارد احتمالی عدم تطبیق (سازواری) را مستقر کند.
در بند ۹، استاندارد بر پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تطبیق (سازواری) تاکید دارد. این بند شامل تعریف شاخص‌ها، جمع‌آوری داده‌ها، اجرای ممیزی‌های داخلی و انجام بازنگری‌های مدیریت است.
در بند ۱۰ این استاندارد نیز بر بهبود مستمر و مدیریت عدم تطبیق (سازواری) اشاره شده است.۴ به این ترتیب، سازمان باید موارد عدم تطبیق (سازواری) را شناسایی و تحلیل کند و اقدامات اصلاحی برای رفع علت‌ها و جلوگیری از تکرار انجام دهد.
استاندارد ISO 37301 برای ایران و اتاق بازرگانی تهران اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا می‌تواند چارچوبی عملی برای طراحی و استقرار سیستم‌های تطبیق (سازواری) در بنگاهها فراهم کند، به کاهش ریسک‌های فساد و تخلف کمک کند، زمینه‌ساز هم‌راستاسازی بخش خصوصی با استانداردهای جهانی حکمرانی شود و اعتماد در روابط بین‌المللی را تقویت کند.
