شمس؛ حلقه مفقوده حکمرانی ساختمان‌های مسکونی
اکبر علیزاده اعتمادی - پژوهشگر مسائل اجتماعی
آپارتمان‌نشینی در شهرهای امروز، فراتر از یک شیوه سکونت؛ نوعی زندگی جمعی است که در آن ده‌ها خانوار، با مالکیت‌ها، منافع، درآمدها و سلیقه‌های متفاوت، ناگزیرند درباره منابع مشترک، هزینه‌ها، ایمنی، تعمیرات، نگهداری و آینده یک دارایی مشترک تصمیم بگیرند. مجتمع‌هایی با ۲۰، ۵۰ یا حتی ۱۰۰ واحد مسکونی، در عمل یک جامعه کوچک با مسائل حقوقی، اقتصادی، اجتماعی و فنی پیچیده است؛ جامعه‌ای که اداره آن به دانش، نظم، شفافیت و سازوکار پاسخ‌گویی نیاز دارد.
با وجود این واقعیت، مدیریت بسیاری از ساختمان‌های مسکونی همچنان بر پایه تجربه شخصی مدیران، توافق‌های موردی و روش‌های غیرهمسان انجام می‌شود. در یک ساختمان، حساب‌وکتاب‌ها منظم است و برنامه‌ای برای تعمیرات وجود دارد؛ در ساختمان دیگر، صورت‌حساب‌ها شفاف نیست، سوابق تصمیمات در دسترس قرار نمی‌گیرد، اختلاف‌ها طولانی می‌شود و خرابی تجهیزات تا زمان بروز بحران به تعویق می‌افتد.
این وضعیت علاوه بر مسئله اختلاف میان همسایگان، فرسودگی تأسیسات، ناایمنی آسانسورها، ضعف تجهیزات آتش‌نشانی، نبود بیمه مناسب، مصرف غیربهینه انرژی و تأخیر در تعمیرات اساسی، می‌تواند جان ساکنان، سرمایه مالکان و حتی ایمنی محیط شهری را تحت تأثیر قرار دهد.
قانون تملک آپارتمان‌ها و آیین‌نامه اجرایی آن، چارچوب اداره ساختمان‌های مشاع را مشخص کرده‌اند؛ از تشکیل مجمع عمومی و انتخاب مدیران تا تصویب هزینه‌ها، ایجاد اندوخته و ثبت صورت‌جلسات. با این حال، وجود قانون به‌تنهایی تضمین‌کننده اجرای صحیح آن نیست. فاصله میان مقررات موجود و شیوه عملی اداره ساختمان‌ها، ضرورت طراحی یک سازوکار هماهنگ، آموزشی و کارشناسی را آشکار می‌کند.
تجربه جهانی؛ مدیریت ساختمان، یک مسئولیت جمعی
تجربه کشورهای مختلف نشان می‌دهد که مدیریت مجتمع‌های مسکونی در بسیاری از نظام‌های حقوقی، از سطح توافق‌های روزمره ساکنان فراتر رفته و به حوزه‌ای برخوردار از ضوابط مالی، فنی و نظارتی تبدیل شده است.
در آلمان، قانون مالکیت آپارتمان‌ها (WEG) بر ضرورت اداره متناسب با منافع مشترک مالکان تأکید دارد. تنظیم برنامه مالی سالانه، ارائه صورت‌حساب، گزارش وضعیت دارایی‌ها و تشکیل ذخیره مناسب برای نگهداری و تعمیر اموال مشترک، از اجزای مدیریت اصولی ساختمان به شمار می‌رود.
در ایالت نیوساوت‌ولز استرالیا، برای مجتمع‌های مشمول مقررات، برنامه ده‌ساله تعمیرات و هزینه‌های عمرانی پیش‌بینی شده است. این برنامه به مالکان کمک می‌کند هزینه‌های سنگین آینده را از پیش برآورد و برای تأمین منابع آن برنامه‌ریزی کنند. همچنین الزامات مشخصی برای نگهداری و بازرسی تجهیزات ایمنی و آتش‌نشانی وجود دارد.
در سنگاپور نیز نظام مدیریت املاک مشاع، صندوق مدیریت هزینه‌های جاری را از صندوق ذخیره تعمیرات و نوسازی جدا می‌کند. سازمان ساختمان و ساخت‌وساز این کشور، راهنماهایی برای مسئولیت اعضای شورا، مدیران حرفه‌ای و نحوه برگزاری مجامع عمومی منتشر کرده است.
وجه مشترک این تجربه‌ها، دخالت غیرضروری دولت در مالکیت خصوصی نیست؛ بلکه ایجاد قواعد روشن برای اداره دارایی مشترک، شفافیت مالی، برنامه‌ریزی بلندمدت، ایمنی و پاسخ‌گویی است. ایران نیز می‌تواند با استفاده از ظرفیت قانون موجود و متناسب با شرایط حقوقی و اجتماعی خود، چنین الگویی را به‌صورت مرحله‌ای طراحی کند.
شمس؛ از نظارت تا توانمندسازی
پیشنهاد تأسیس «شورای مدیریت ساختمان‌ها» با عنوان اختصاری «شمس»، تلاشی برای پرکردن همین فاصله است؛ سازوکاری که با ایفای نقش حمایتی نظارتی در کنار مدیران منتخب یا مجامع عمومی مالکان ابزار، دانش، استاندارد و نظارت کارشناسی لازم را در اختیار آنان قرار دهد.
مأموریت شمس را می‌توان در هفت محور تعریف کرد:
۱. استانداردسازی اسناد و فرایندهای مدیریتی
شمس باید مجموعه‌ای از فرم‌ها و الگوهای استاندارد و منطبق با قوانین تهیه کند؛ از جمله فرم اساسنامه یا آیین‌نامه داخلی، شناسنامه ساختمان، مشخصات و سوابق مدیران، صورت‌جلسات مجامع و هیئت‌مدیره، فرم حضور و رأی‌گیری، دفتر ثبت شارژ و هزینه‌ها، گزارش‌های مالی، ترازنامه، صورت درآمد و هزینه، اسناد تحویل و تحول مدیریت و فرم‌های ثبت تعمیرات و قراردادها.
پس از تصویب اسناد و صورت‌جلسات در مجمع عمومی، نسخه‌ای از مدارک تعیین‌شده، با رعایت محرمانگی اطلاعات، در پرونده مدیریتی ساختمان نزد شمس ثبت می‌شود. به این ترتیب، سوابق تصمیم‌گیری و عملکرد مدیران از حالت پراکنده و شخصی خارج شده و امکان پیگیری و ارزیابی فراهم می‌شود.
۲. شفافیت مالی و حسابداری
هر ساختمان باید از نظام مالی قابل فهم و قابل رسیدگی برخوردار باشد. ثبت دقیق شارژهای دریافتی، بدهی واحدها، هزینه‌های پرداختی، قراردادها، موجودی حساب و اندوخته، همراه با گزارش‌های دوره‌ای به مالکان، می‌تواند از بسیاری از اختلافات پیشگیری کند.
شمس می‌تواند الگوهای حسابداری، آموزش مالی و خدمات کارشناسی را فراهم کند؛ بی‌آنکه اختیار قانونی مجمع عمومی در تصویب بودجه و تصمیم‌گیری مالی را از آن بگیرد.
۳. نگهداری و نوسازی سرمایه ساختمانی
یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت ساختمان، هزینه‌های عمرانی و تعمیرات اساسی است. بسیاری از مالکان با پرداخت هزینه‌های جاری موافق‌اند، اما هنگام مواجهه با هزینه سنگین تعویض قطعات آسانسور، اصلاح تأسیسات، تعمیر بام و هزینه ایزوگام، بازسازی نما یا نوسازی تجهیزات ایمنی، به دلیل فشار مالی مقاومت می‌کنند.
راهکار، تبدیل هزینه‌های ناگهانی به برنامه‌ریزی تدریجی است. شمس می‌تواند برای هر ساختمان، شناسنامه فنی و برنامه پنج‌ساله یا بلندمدت نگهداری و نوسازی تهیه کند و تشکیل اندوخته عمرانی را به مجمع عمومی پیشنهاد دهد. مبلغ و نحوه تأمین این اندوخته باید با توجه به وضعیت ساختمان و با تصویب مالکان تعیین شود.
تجربه برنامه‌های ده‌ساله تعمیرات در استرالیا نشان می‌دهد که پیش‌بینی هزینه‌های آینده و تأمین تدریجی منابع، راهی عملی برای جلوگیری از انباشت خرابی‌ها و تحمیل هزینه‌های سنگین به خانوارهاست.
۴. ایمنی و آمادگی در برابر حوادث
برگزاری مانورهای ادواری با همکاری آتش‌نشانی، آموزش استفاده از تجهیزات اطفای حریق، تمرین تخلیه اضطراری، بررسی مسیرهای خروج، کنترل وضعیت تجهیزات ایمنی و ثبت نواقص، باید در برنامه شمس قرار گیرد.
در این فرایند، کارشناس یا ناظر شمس می‌تواند بر مستندسازی و پیگیری اقدامات اصلاحی نظارت کند و ارزیابی تخصصی و تأیید ایمنی بر عهده دستگاه‌های دارای صلاحیت باقی بماند.
۵. سامان‌دهی خدمات تخصصی ساختمان
شمس می‌تواند بانک اطلاعاتی شرکت‌ها و کارشناسان واجد صلاحیت را در حوزه‌هایی مانند سرویس و نگهداری آسانسور، تأسیسات مکانیکی و برقی، تجهیزات آتش‌نشانی، بیمه، حسابداری، تعمیرات نما و بام، نظافت و مدیریت پسماند ایجاد کند.
معرفی شرکت‌های دارای مجوز و استانداردهای معتبر، ضمن کاهش خطر استفاده از خدمات غیرتخصصی، به شکل‌گیری بازار شفاف خدمات ساختمانی و توسعه اشتغال حرفه‌ای کمک می‌کند. انتخاب پیمانکار و انعقاد قرارداد همچنان بر عهده ارکان قانونی ساختمان خواهد بود.
۶. نظارت کارشناسی بر مجامع عمومی
یکی از ظرفیت‌های مهم شمس، پیش‌بینی حضور ناظر کارشناسی در مجامع عمومی ساختمان‌های مشارکت‌کننده است. این ناظر می‌تواند رعایت تشریفات دعوت، احراز مدارک نمایندگی، کنترل نصاب قانونی، سلامت رأی‌گیری، ثبت صحیح مذاکرات و مصوبات و تنظیم گزارش نظارتی را بررسی کند.
در مرحله پایلوت، این خدمت با درخواست ساختمان و به‌صورت داوطلبانه ارائه می‌شود. حضور ناظر شمس نباید شرط رسمیت مجمع تلقی شود؛ زیرا نصاب و تشریفات قانونی تشکیل مجمع در آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها مشخص شده است. هرگونه الزام عمومی در این زمینه، به بررسی حقوقی و پیش‌بینی مستند قانونی نیاز دارد.
۷. آموزش و توانمندسازی مدیران
مدیریت ساختمان، مسئولیتی چندبعدی است. مدیر باید با مقررات، حسابداری پایه، قراردادها، ایمنی، نگهداری تأسیسات، ارتباط با ساکنان و شیوه تنظیم گزارش آشنا باشد. شمس می‌تواند دوره‌های آموزشی و گواهی شرکت در آموزش را طراحی کند و در مراحل بعد، با بررسی مبانی قانونی، به توسعه نظام صلاحیت حرفه‌ای مدیران ساختمان کمک کند.
پرونده الکترونیکی؛ حافظه مدیریتی ساختمان
برای پیوند دادن این خدمات، ایجاد سامانه الکترونیکی شمس ضروری است. هر ساختمان مشارکت‌کننده، پرونده‌ای شامل اطلاعات عمومی و فنی، سوابق مدیران، صورت‌جلسات، گزارش‌های مالی، قراردادها، تعمیرات، مانورها و برنامه نگهداری خواهد داشت.
این سامانه باید دسترسی‌های سطح‌بندی‌شده داشته باشد تا مالکان به اطلاعات مربوط به حقوق و منافع خود دسترسی داشته باشند و اطلاعات شخصی و مالی محرمانه نیز محفوظ بماند.
پایلوت دوازده‌ماهه؛ از یک منطقه تا الگوی ملی
برای آغاز، پیشنهاد می‌شود فرمانداری با مشارکت شهرداری، اداره راه و شهرسازی، سازمان نظام مهندسی ساختمان، آتش‌نشانی، کارشناسان حقوقی و مالی و نمایندگان تشکل‌های مرتبط، کارگروهی کارشناسی برای بررسی و اجرای آزمایشی شمس تشکیل دهد.
در مرحله نخست، مجتمع‌های مسکونی یک محله با اندازه‌ها و شرایط مدیریتی متفاوت، انتخاب شوند؛ ساختمان‌هایی با تعداد واحدهای مختلف، با وضعیت‌های گوناگون از نظر قدمت، امکانات و شیوه مدیریت.
برنامه دوازده‌ماهه می‌تواند شامل دو ماه بررسی حقوقی و آماده‌سازی، دو ماه شناسایی و آموزش، شش ماه اجرای عملیاتی و دو ماه ارزیابی و جمع‌بندی باشد.
شاخص‌های ارزیابی نیز باید از ابتدا روشن باشند: تعداد ساختمان‌های مشارکت‌کننده، مدیران آموزش‌دیده، میزان استفاده از فرم‌های استاندارد، کیفیت گزارش‌های مالی، تشکیل اندوخته عمرانی، نواقص ایمنی شناسایی و اصلاح‌شده، تعمیرات پیشگیرانه انجام‌شده، اختلافات حل‌شده پیش از ورود به مراجع قضایی و میزان رضایت مالکان و ساکنان.
مرز حقوقی؛ حمایت از مالکیت، نه جایگزینی آن
موفقیت شمس در گرو رعایت یک اصل بنیادین است: مالکیت و اختیارات قانونی مجمع عمومی باید محفوظ بماند. شمس نباید بدون مستند قانونی، جای مدیر منتخب بنشیند، بودجه ساختمان را تصویب کند، حساب‌ها را به‌اجبار بازرسی کند یا درباره اختلافات خصوصی رأی الزام‌آور صادر کند.
نقش آن در پایلوت، آموزش، مشاوره، هماهنگی دستگاه‌ها، ارزیابی کارشناسی، میانجیگری با رضایت طرفین و ارجاع موارد لازم به مراجع ذی‌صلاح است. هرگونه الزام جدید، از جمله ثبت اجباری اسناد، صلاحیت حرفه‌ای مدیران یا نظارت الزامی بر مجامع، باید پس از ارزیابی پایلوت و از مسیر قانونی پیگیری شود.
مطالبه از مدیریت شهری و فرمانداری‌ها
امروز میلیون‌ها خانوار در ساختمان‌هایی زندگی می‌کنند که بخش مهمی از دارایی و امنیت زندگی آنان به کیفیت مدیریت مشاعات وابسته است. نمی‌توان انتظار داشت همه مالکان، بدون آموزش و ابزار حرفه‌ای، مسئولیت پیچیده اداره این دارایی مشترک را به‌درستی بر عهده بگیرند و در عین حال، همه پیامدهای ایمنی، اجتماعی و شهری آن را صرفاً مسئله‌ای خصوصی تلقی کرد.
پیشنهاد شمس، ایجاد یک دستگاه اداری موازی یا تحمیل هزینه جدید به مردم نیست؛ بلکه استفاده هماهنگ از ظرفیت نهادهای موجود برای سامان‌دهی، آموزش، استانداردسازی و نظارت کارشناسی است.
از فرمانداری و مدیریت شهری انتظار می‌رود با تشکیل کارگروهی تخصصی، ابعاد حقوقی، اجرایی و اقتصادی این پیشنهاد را بررسی و زمینه اجرای یک پایلوت داوطلبانه را فراهم کنند. پس از یک دوره ارزیابی مستند، می‌توان نتایج را برای تدوین دستورالعمل‌های اجرایی و در صورت نیاز، اصلاح مقررات یا پیشنهاد قانون به مراجع ملی ارائه کرد.
شمس می‌تواند نقطه آغاز تغییری باشد که در آن ساختمان‌ها از مجموعه‌هایی متکی بر مدیریت سلیقه‌ای، به واحدهایی برخوردار از اسناد روشن، حساب‌وکتاب شفاف، برنامه نگهداری، ایمنی قابل ارزیابی و مدیران توانمند تبدیل شوند.
ساختمان فقط محل سکونت نیست؛ سرمایه مشترک مردم و بخشی از زیرساخت زندگی شهری است. حفاظت از این سرمایه، به مدیریتی قانون‌مند، پاسخ‌گو و آینده‌نگر نیاز دارد.
