شرکت نامه چیست؟ تفاوت آن با اساسنامه

شرکت نامه، سند اصلی فرآیند تأسیس و ثبت شرکت‌هاست که نقش بسیار مهمی در تعیین ساختار و قوانین داخلی شرکت برعهده دارد. این سند به‌طور خاص برای معرفی شرکت و تعیین اصول و قواعد ابتدایی آن به کار می‌رود. شرکت‌نامه، یک توافق‌نامه رسمی است که بین مؤسسان شرکت تنظیم شده و اطلاعات پایه‌ای درباره نحوه فعالیت، اهداف و قدر سهم‌ هر یک از اعضای شرکت را مشخص می‌کند. از آنجا که شرکت نامه سند بنیادین ثبت و راه‌اندازی شرکت‌ها است و درک صحیح آن نیز برای مؤسسان و مدیران شرکت‌ها ضروری است؛ در این مقاله، با مفهوم و اهمیت شرکت‌نامه آشنا خواهیم شد و تفاوت‌های آن را با اساسنامه بررسی خواهیم کرد.

شرکت نامه چیست؟

شرکت نامه، سندی است که در مراحل اولیه تأسیس یک شرکت تنظیم می‌شود و به‌عنوان اساسنامه‌ غیررسمی عمل می‌کند. این سند به‌طور ویژه برای معرفی شرکت و تعیین قوانین و مقررات پایه‌ای آن تهیه می‌شود. شرکت‌نامه معمولاً شامل اطلاعاتی مانند نام شرکت، اهداف تجاری، محل ثبت و مشخصات مؤسسان است. در واقع، شرکت نامه به‌عنوان یک توافق‌نامه داخلی میان مؤسسان عمل کرده و به تنظیم اصول اساسی و ساختاری شرکت کمک می‌کند.

به‌ عبارت دیگر ، می‌توان گفت که شرکت‌نامه به‌طور خاص برای تعیین و مشخص کردن موارد ابتدایی و عملیاتی شرکت طراحی شده است. این سند، پیش از ثبت رسمی شرکت و تهیه اساسنامه، به‌عنوان مرجع موقت برای تعیین چارچوب‌های اولیه فعالیت شرکت به کار می‌رود. شرکت نامه به‌طور معمول شامل جزئیاتی مانند قدر سهم‌ هر یک از مؤسسان، نحوه مدیریت و وظایف اعضای هیئت مدیره است که به کمک آن می‌توان نظارت بهتری بر روند تأسیس و فعالیت‌های اولیه شرکت داشت.

نحوه تهیه و تنظیم شرکت نامه

تهیه و تنظیم شرکت نامه پروسه نسبتاً ساده‌ای است که شامل چند مرحله اصلی است. در ادامه نحوه تهیه و تنظیم شرکت‌نامه را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم:

تعیین اطلاعات پایه‌ای

در مرحله نخست، اطلاعات پایه‌ای شرکت به‌دقت تعیین می‌شود. این اطلاعات شامل نام شرکت، نوع فعالیت، آدرس محل ثبت و مشخصات مؤسسان است. نام شرکت باید متناسب با نوع فعالیت و اهداف شرکت انتخاب شود تا از بروز مشکلات قانونی و تداخل با نام‌های ثبت شده دیگر جلوگیری شود. نوع فعالیت شرکت باید به‌طور واضح مشخص گردد تا هدف و دامنه کار شرکت به‌درستی تعیین شود.

همچنین، آدرس محل ثبت باید به‌طور دقیق و معتبر درج شود تا به‌عنوان محل قانونی فعالیت‌های شرکت شناخته شود. مشخصات مؤسسان نیز شامل نام، شماره شناسنامه، تاریخ تولد و نشانی محل سکونت است که باید به‌طور کامل ثبت شود تا هویت تمامی اعضای مؤسس به‌طور دقیق شناسایی گردد. این مرحله، بنیان‌گذار مراحل بعدی تهیه و تنظیم شرکتنامه است و به روشن شدن ساختار و اهداف اولیه شرکت کمک می‌کند.

تدوین مقررات اولیه

تدوین مقررات اولیه برای شرکت نامه شامل تعیین اصول و قواعد ابتدایی است که به‌طور دقیق مشخص می‌شود. این مقررات شامل تعیین قدر سهم‌ هر یک از مؤسسان است، به‌طوری که میزان سرمایه‌گذاری و سهم هر عضو به‌وضوح مشخص می‌شود. علاوه بر این، نحوه مدیریت شرکت و روند تصمیم‌گیری‌ها باید تعیین گردد؛ این فرآیند شامل شرح وظایف مدیران، نحوه انتخاب و عزل آن‌ها و نحوه تصمیم‌گیری در امور کلیدی شرکت است.

همچنین، حقوق و تعهدات هر یک از اعضا به‌طور واضح مشخص می‌شود تا هر شخص به‌خوبی از وظایف و مسئولیت‌های خود آگاه باشد. تدوین دقیق این مقررات به‌عنوان یک چارچوب اولیه، به‌ویژه در مراحل ابتدایی تأسیس شرکت، به پیشگیری از اختلافات و مشکلات احتمالی در آینده کمک می‌کند و زمینه‌ساز یک مدیریت مؤثر و منظم در شرکت خواهد بود.

تنظیم شرکت نامه

تنظیم شرکت نامه مرحله‌ای است که در آن تمامی اطلاعات و مقررات اولیه به‌طور دقیق و منظم در یک سند نوشته می‌شود. در این مرحله، پس از جمع‌آوری اطلاعات پایه‌ای و تدوین مقررات، متن شرکت نامه به‌طور کامل و شفاف تهیه می‌گردد. این سند شامل تمام جزئیات تعیین‌شده، از جمله نام شرکت، نوع فعالیت، آدرس ثبت، قدر سهم‌ مؤسسان، نحوه مدیریت و مقررات مربوط به حقوق و تعهدات اعضا است.

نوشتن شرکت نامه باید به‌صورت دقیق و منظم انجام شود و به قالب‌بندی و صحت اطلاعات توجه ویژه‌ای شود. همچنین، لازم است متن شرکت‌نامه به‌گونه‌ای تهیه شود که بتواند به‌عنوان یک سند رسمی در مراجع قانونی مورد پذیرش قرار گیرد. پس از تنظیم متن، دقت شود که تمامی اطلاعات به‌درستی درج شده و هیچ ابهامی باقی نمانده باشد تا سند نمایانگر اصول و مقررات پایه‌ای شرکت باشد.

امضای مؤسسان

پس از تکمیل تنظیم شرکت نامه، مرحله بعدی امضای مؤسسان است که اعتبار قانونی به سند می‌بخشد. در این مرحله، تمامی مؤسسان باید شرکت‌نامه را به‌طور رسمی امضا کنند تا نشان‌دهنده تأیید و پذیرش مفاد آن باشد. امضای مؤسسان به معنای توافق کامل آن‌ها با اطلاعات و مقررات درج‌شده در شرکت نامه است و به سند اعتبار قانونی می‌دهد.

امضاها باید به‌صورت واضح و خوانا انجام شود و در برخی موارد، ممکن است نیاز باشد که این امضاها توسط شاهدان در دفاتر اسناد رسمی تائید شود تا اعتبار قانونی بیشتری کسب کند. این مرحله، با تأسیس رسمی و معتبر شرکت، به‌عنوان یک سند رسمی و قانونی به‌شمار می‌آید و گام نهایی در فرآیند تهیه شرکت نامه است.

ثبت شرکت‌نامه

پس از امضای مؤسسان، شرکت نامه به مراجع قانونی مربوطه ارائه می‌شود تا پروسه ثبت شرکت به‌طور رسمی تکمیل گردد. در این مرحله، شرکت‌نامه باید به اداره ثبت شرکت‌ها یا سازمان‌های نظارتی مرتبط ارسال شود. این فرآیند شامل تکمیل فرم‌های مربوط به ثبت، ارائه مدارک لازم و پرداخت هزینه‌های قانونی است. مراجع قانونی پس از دریافت شرکت نامه و بررسی آن، اقدام به ثبت رسمی شرکت خواهند کرد و در صورت تأیید، تأسیس شرکت را به‌صورت رسمی ثبت خواهند کرد.

دریافت تأییدیه ثبت شرکت از مراجع قانونی به‌عنوان مدرک رسمی تأسیس شرکت عمل کرده و به‌عنوان گام نهایی در فرآیند تأسیس و ثبت شرکت به‌شمار می‌آید. این مرحله به‌طور کامل و نهایی، سندیت و اعتبار قانونی شرکت‌نامه را تضمین می‌کند و به فعالیت‌های رسمی شرکت آغاز می‌بخشد.

تفاوت‌های اساسنامه و شرکت نامه چیست؟

اساسنامه و شرکت نامه هر دو سندهای مهمی در فرآیند تأسیس شرکت هستند، اما تفاوت‌هایی نیز میان آنها وجود دارد. شرکت نامه، به‌عنوان یک سند رسمی و مقدماتی، برای تعیین اصول اولیه و ابتدایی شرکت طراحی شده است. این سند معمولاً شامل اطلاعات پایه‌ای مانند نام شرکت، اهداف و مشخصات مؤسسان است و به‌عنوان مرجع داخلی برای شروع فعالیت‌های اولیه شرکت استفاده می‌شود. در حالی که اساسنامه، سند رسمی و قانونی است که پس از ثبت شرکت تهیه می‌شود و به‌طور کامل‌تر به تنظیم ساختار و قوانین داخلی شرکت می‌پردازد.

اساسنامه به‌طور رسمی ثبت شده و در مراجع قانونی به ثبت می‌رسد و شامل جزئیات دقیق‌تری از جمله نحوه تقسیم سود و زیان، وظایف مدیران و ساختار حقوقی شرکت است. این سند به‌عنوان قانون داخلی شرکت عمل کرده و باید با قوانین و مقررات موجود مطابقت داشته باشد. در نتیجه، اساسنامه بیشتر به جنبه‌های قانونی و رسمی مدیریت شرکت پرداخته و شرکت‌نامه بیشتر جنبه‌های ابتدایی تأسیس شرکت را پوشش می‌دهد.

موارد قانونی مرتبط با شرکت نامه چیست؟

• تعیین نوع شرکت: مطابق قانون تجارت، نوع شرکت باید مشخص باشد (نوع شرکت سهامی ، مسئولیت محدود و...).
• سرمایه اولیه: میزان سرمایه شرکت و نحوه تقسیم آن میان مؤسسان.
• حقوق و تعهدات شرکا: تعیین دقیق وظایف و مسئولیت‌های هر شریک.
• تعیین قدر سهم‌ شرکا: میزان سرمایه‌گذاری و سهم هر شریک در شرکت.
• نحوه تصمیم‌گیری: روش تصمیم‌گیری در جلسات هیئت مدیره و مجامع عمومی.
• مدیران و نحوه انتخاب: نحوه تعیین مدیران و حدود اختیارات آن‌ها.
• زمان انحلال شرکت: شرایط و نحوه انحلال شرکت در صورت لزوم.

کلام آخر

شرکت نامه، به‌عنوان ستون اصلی هر شرکت، نقشه راه و چارچوب قانونی فعالیت‌های شرکت را ارائه می‌دهد که با تنظیم دقیق و اصولی آن، می‌توان از بسیاری از مشکلات حقوقی و اختلافات آینده جلوگیری کرد و شرکت را به‌سمت رشد و موفقیت هدایت نمود. داشتن شرکت‌نامه‌ای شفاف و قانونی، اعتماد شرکا و سرمایه‌گذاران را جلب می‌کند و مسیر موفقیت شرکت را هموارتر می‌سازد. برای مطالعه مقالات آموزشی بیشتر در زمینه‌های مالیات، حسابداری، بیمه، حقوق شرکت‌ها، قانون کار و... و همچنین آموزش‌های تخصصی جامعه مالی به سایت صدگان مراجعه نمایید.