کاهش فساد اداری با مدیریت فرآیند کسب و کار

ابزارهای مدیریتی به عنوان بخش لاینفک مدیریت بهینه غالباً برای افراد و مدیران نا آشنا به این علوم و فنون موجب سردرگمی می‌شود و حال آن که تاثیر شگفت‌آور این ابزار در هر سازمان و نهادی اعم از دولتی و خصوصی بر کم‌تر مدیر و کارشناس آگاهی پوشیده است. مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management) به عنوان یکی از معجزه‌گرترین ابزارهای مدیریتی از جمله علومی است که تاثیری ژرف نه تنها در بهینه ساختن فرآیند‌های سازمان بلکه در کاهش مدت زمان انجام امور و هم‌چنین کاهش چشم‌گیر نقاط ضعف کنترل داخلی و در نتیجه کاهش فساد اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد. سهل ممتنع واژگان به کار رفته در عنوان و برخی مفاهیم این علم بعضاً نگرانی از پیچیدگی به کارگیری آن را برای مدیران ناآشنا به این ابزار سبب می‌شود و این در حالی است که با نگاهی ساده به واژگان تشکیل دهنده آن و توضیحی ساده می‌توان عمق مفهوم و نحوه عمل آن را روشن ساخت. هر کسب و کار به مفهوم تجارت یا خدمات اعم ازنهاد‌های دولتی و خصوصی ، کارخانجات تولیدی، وزارت خانه‌ها ، شهرداری‌ها و حتی سازمان‌های غیر دولتی و موسسات آموزشی، مشمول واژه کسب و کار (Business) میشوند . از سویی "فرآیند" به معنای مجموع فعالیت‌های هر بخش از سازمان یا شرکت در جهت نیل به هدفی خاص در هر حوزه از عملکرد یک سازمان صورت می‌گیرد و این مفهوم معادل فارسی واژه‌ی (Process) را تشکیل می‌دهد. از سوی دیگر در مدیریت فرآیند کسب و کار، مفهوم واژه مدیریت (Management) از منظری به ظاهر متفاوت خود نمایی می‌کند. در این ابزار ، مدیریت شامل تعریف ، آنالیز و مدل سازی از وضع موجود به شکلی قابل رویت بر روی کاغذ یا کامپیوتر و سپس مشاهده و مشخص کردن نقاط ضعف و بهبود آن‌هاست و در یک جمله مدیریت فرآیند کسب و کار به معنای ترسیم و درک وضع موجود رویه‌های یک سازمان به شکلی صحیح و استاندارد و سپس بهبود آن هاست . آگاهی بصری از رویه‌های یک سازمان به شکلی تماماً قابل رویت و شامل همه جزئیات شامل اسناد و مدارک مورد مبادله در آن رویه، فعالیت‌های صورت گرفته و بخش‌های مختلف سازمانی دخیل در آن روند، علمی دو چندان به هر مدیر نسبت به سازمان مطبوعش‌ می‌بخشد که بی شک حسب شواهد متعدد در انبوه موارد اجرا شده در سازمان‌های مختلف سراسر جهان ، تا قبل از آن برای آن مدیر و لو با سال‌های متمادی تجربه و فعالیت قابل تصور نبوده است . تشخیص تاخیر‌های غیر معمول، کار آیی پایین بخش‌های مختلف سیستم، گردش کارهای غلط یا ناقص و از همه مهم‌تر نقاط ضعف کنترلی در اثر چینش ناصحیح پرسنل یا رویه‌ها از ثمره‌های طلایی پیاده سازی و اجرای این ابزار در هر سازمان و نهاد دولتی و خصوصی است . ذکر این نکته حائز اهمیت است که مدیریت فرآیند کسب و کار با چارت سازمانی و رویه انجام خدماتی خاص که در بدو ورود بسیاری از سازمان‌های اداری و خدماتی با آن روبه رو می‌شویم به کلی متفاوت است . "مدیریت فر ایند کسب و کار" با لیست کردن عملکردهای یک سازمان، هر فرایندی را از آغاز تا پایان در میان همان عملکرد‌های مختلف یک سازمان ترسیم کرده و با شرح در جزء به جزء فعالیت‌های مترتب و مرتبط با آن از یک سو و تهیه ی بسته‌های مستند سازی این رویه‌ها از سوی دیگر، نیل به مقصود نشات گرفته از نام خود را دنبال میکند . به یقین این مقال ظرفیت آموزش و انتقال مفاهیم مختلف این ابزار و چگونگی بهره گیری از آن‌ها را ندارد ولی به ذکر این نکته بسنده‌ می‌شود که این ابزار با جمع آوری داده‌های مختلف از وضع کنونی و موجود سازمان و پاسخ به سوال‌های چه، چگونه ، چرا ، کجا و چه زمان و در نتیجه ریختن تمام زوایا و کنه یک سازمان بر روی صفحه ای روشن، امکان بهبود و افزایش کار آیی و تقویت سازمان را در همه ی امور بلاخص برجسته سازی نقاط فساد انگیز آن، فراهم میکند و این در حالیست که یقینا بدون یک دید صحیح ، جامع و فراگیر ایجاد شده از این کاوش سازمانی امکان مقابله و اقدام ثلبی و ایجابی، هیچ یک به درستی فراهم نخواهد شد. امید است یکایک سازمان‌ها و شرکت‌ها اعم از دولتی و خصوصی با باور و پیاده سازی ابزار مشروح خصوصا با رویکرد مبارزه با فساد و روشن سازی نقاط ضعف کنترل داخلیBPM in Anti-Corruption Programs) ) در جهت افزایش سلامت اداری و سازمانی خود گام برداشته و در عین حال از مواهب و مزایای متعدد این ابزار به غایت پرفایده در عرصه مدیریتی بهره مند گردند.