ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی و جای خالی آن در شرکت های ایران

عصری که در آن قرار گرفته ایم به عصر اطلاعات منسوب است، امروزه در دست داشتن اطلاعات صحیح و به روز و مدیریت درست آن­ها از جمله مهمترین عوامل موفقیت کسب­وکار ها محسوب می­شود. از طرفی پیشرفت های تکنولوژیکی اخیر سبب ظهور بازیگران قدرتمند و افزایش رقابت بین کسب وکارها شده و مدیران را با چالشی بزرگ در مدیریت اطلاعات و اداره کسب و کار خود مواجه ساخته است. مدیران کسب­ و کارها می­توانند با بهره گیری از سیستم­های اطلاعاتی و مدیریت صحیح اطلاعات هزینه های خود را تا جای ممکن پایین آورده و با حداکثر راندمان به فعالیت خود ادمه می­دهند. چیزی که جای خالی آن در شرکت های فعال در کشورمان شدیدا احساس می­شود. صاحبان کسب و کارها در ایران اغلب چشمان خود را بر روی سودمندی های سیستم های اطلاعاتی بسته اند و رغبتی در بکار گیری آن ها از خود نشان نمی­دهند. در ادامه به تشریح اهمیت اطلاعات محیطی و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی می­پردازیم. اگر یک صنعت خاص را درنظر بگیریم عوامل موجود در آن به طور مستقیم و فقط بر کسب­وکارهای موجود در آن صنعت تاثیر می­گذارد. از جمله مهمترین این عوامل می­توان به رقبا، مشتریان، تامین کنندگان مواد اولیه و وضعیت عرضه و تقاضای محصولات اشاره کرد. در دست داشتن و تحلیل درست اطلاعات مربوط به این عوامل، سازمان را در موقعیت بهتری نسبت به رقبا قرار می­دهد و به اثربخشی فعالیت های سازمان کمک شایانی می­کند. با استفاده از سیستم های اطلاعاتی می توان به راحتی این اطلاعات را پردازش و مدیریت کرد، به برقراری ارتباطات موثر با مشتریان، تامین کنندگان و رقبا پرداخت و تصمیمات صحیحی برای ادامه فعالت اتخاذ نمود. مدیریت و پردازش اطلاعات درون سازمانی نیز از اهمیت بالایی برخودار است و اگر به درستی صورت پذیرد افزایش کارایی و کاهش هزینه های سازمانی را در پی خواهد داشت. ولی این امر بدون استفاده از سامانه های اطلاعاتی میسر نیست. هر کسب و کار در شروع کار و در ساده ترین حالت خود از سه بخش اصلی تشکیل شده است: بخش مرتبط با تهیه مواد اولیه، بخش تولید که مواد اولیه را به محصول نهایی تبدیل می کند و در نهایت بخش فروش که محصول را به مشتری می­فروشد. اما به تدریج و با رشد کسب وکار و افزایش فروش، بخش های جدیدی مانند بخش حساب داری، مدیریت نیروی انسانی و... به کسب و کار اضافه شده و پیچیدگی آن افزایش می دهد. هر چه اطلاعات بیشتری در یک سازمان جریان داشته باشد لزوم استفاده از سامانه های اطلاعاتی در آن بیشتر به چشم می­آید. استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی سبب افزایش هماهنگی بخش های مختلف سازمان، افزایش قدرت کنترل مدیران و نیاز به مدیران میانی کمتر در نتیجه کاهش هزینه ها و افزایش راندمان تولیدمی­شود. حال که اهمیت استفاده از سیستم­های اطلاعاتی را در مدیریت و پردازش اطلاعات را دریافتیم به تشریح سیستم های اطاعاتی می­پردازیم. سیستم های اطلاعاتی : سیستم های اطلاعاتی در حقیقت شبکه ای از سخت افزار و نرم افزارها هستند که داده های خام را از منابع انسانی دریافت کرده و پردازش­هایی روی آن ها انجام می­دهد و پس از دستیابی به اطلاعات سودمند و معنی دار آن ها را ذخیره کرده و بین کاربران نهایی منتشر می­کنند. هدف سامانه های اطلاعاتی پشتیبانی از تصمیم گیری و کنترل در سازمان و همچنین کمک به تحلیل مشکلات و تولید محصولات است. سامانه های اطلاعاتی را به دو دسته اصلی می­توان تقسیم نمود: دسته اول که اطلاعات محیط بیرونی سازمان را مدیریت و پردازش می­کنند و به مدیران کمک می­کنند تصمیمات درستی در رابطه با برقراری ارتباط با مشتریان، رقبا و تامین کنندگان اتخاذ نمایند و اهداف خود را به درستی تدوین نمایند. از جمله مهمترین سامانه های این دسته سیستم مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) است که داده های مربوط به مشتریان را دریافت کرده و پس از پردازش، مشتریان را در قالب های مختلف طبقه بندی می­کند و این امکان را فراهم می­­سازد که بتوان رفتار مشتریان را به خوبی رصد کرده و استراتژی­های مناسبی را برای ارتباط با گروه های متفاوت مشتریان اتخاذ نمود. دسته بعد به مدیریت اطلاعات محیط داخل سازمانی و یا انجام وظایف تخصصی کارمندان مربوط می­شود از جمله این سامانه ها می توان به سامانه اطلاعاتی سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) اشاره نمود. این سامانه اطلاعات مختلف درون سازمانی با حجم بالا را دریافت کرده و بوسیله مدل های ساده آن ها را پردازش می کند و در نهایت خروجی را بصورت گزارشات ساده در زمان و موقعیت مناسب در اختیار مدیران میانی قرار می دهد، تا با صرف کمترین زمان بتوانند تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های درستی داشته باشند. هر سازمان باید، بنا به نیاز خود و مقتضیات محیطی از سامانه های اطلاعاتی مختلفی استفاده نماید و برای حداکثر بهره برداری از این سامانه ها به استفاده صحیح و به­هنگام و وجود یکپارچگی بین سامانه های بکارگرفته شده توجه داشته باشد. این امر در نهایت منجر به مسطح سازی، انعطاف و هماهنگی بیشتر و افزایش کارایی و اثربخشی سازمان خواهد شد. با افزایش کارایی هزینه تمام شده محصولات کاهش پیدا خواهد کرد و افزایش اثربخشی حرکت سازمان در مسیر درست را در پی خواهد داشت و این ها همه سبب افزایش قدرت رقابتی سازمان خواهد شد.