راه‌کارهای انگیزشی در محیط کار و ایجاد قوانین و مقرارت
مصطفی خداداد صفایی - کارشناس مدیریت منابع انسانی
جهت کارهای انگیزشی، به بحث حداقل‌سازی قوانین، به عنوان یکی از گلوگاه‌های ایجاد انگیزه اشاره شد. حداقل‌سازی قوانین به منظور ایجاد انگیزه یکی از مهم‌ترین گلوگاه‌های ایجاد انگیزه در نیروهای هر سازمان محسوب می‌شود. این مبحث به دلیل عدم وجود دانش و درک کارشناسی، کمتر مورد توجه قرار گرفته است. اما به حداقل رساندن قوانین و قواعد به چه معناست؟
وجود قوانین برای پیشبرد منظم و هدفمند امور سازمانی از اهمیت بسیاری برخوردار است. به بیان دیگر دستیابی به رضایت مشتریان و برآورد نیازهای سازمانی مستلزم وجود و عمل به قوانین مشخص و یک اساس‌نامه کاری دقیق و تعهدآور است. وجود قوانین می‌تواند یک شمشیر دولبه تلقی شود.
وجود حجم بالایی از قوانین سختگیرانه و غیرقابل عملیاتی‌سازی، می‌تواند به برهم خوردن توازن و تعادل سازمانی ختم شود. در بسیاری موارد تجربی مشاهده شده است که یک سازمان به بهای از بین رفتن انگیزه کارکنان خود، قوانین سختگیرانه‌ای را ایجاد کرده است که صرفاً به جنبه رضایت مشتریان و برآوردن نیازهای سازمانی متمرکز است. در حقیقت سازمان، به منظور جلب رضایت مشتریان، تا جایی پیش رفته است که حقوق و نیازهای کارکنان خود را از یاد برده است.
وقتی از حداقل‌سازی قوانین سختگیرانه سخن می‌گوییم، منظور به حداقل رساندن قوانینی است که به کاهش انگیزه‌های کارکنان می‌انجامد. حتما در عمل به دفترچه قوانینی برخورده‌اید که در آن سعی شده برای هر موقعیتی عکس‌العملی قانونی نگاشته شود.
مدیران سطوح بالای چنین سازمان‌هایی، عموماً بر این عقیده‌اند که در صورت عدم وجود این قوانین، سازمان دچار هرج‌و‌مرج می‌شود. به بیان دیگر، اعتماد کافی بین مدیران و کارکنان وجود ندارد و تلاش می‌شود تا این اعتماد نداشته، با استفاده از قوانین سختگیرانه و بعضاً غیرمنطقی جایگزین شود.
اگر درباره چنین سازمانی صحبت می‌کنیم، پیشنهاد ما بررسی دقیق و کارشناسانه قوانین موجود و اصلاح تدریجی، اما پیوسته و مستمر قوانینی است که با ایجاد انگیزه در منابع انسانی در تضاد است. مسلماً در بیشتر موارد، مدیران و دپارتمان منابع انسانی چنین سازمان‌هایی، با توجه به شناخت خود از کارکنان به نگاشتن چنین قوانینی دست زده‌اند.
اما با درنظر گرفتن منابع انسانی به عنوان مهم‌ترین منبع در اختیار سازمان چنین قوانینی حتی در صورت اثرگذاری، احتمال استهلاک تدریجی نیروها و از بین رفتن رضایت شغلی آن‌ها را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
بنابراین، حذف و اصلاح تدریجی قوانین دست‌وپاگیر و مخل انگیزه، در نهایت، به ایجاد توازن بین نیازهای سازمانی و نیازهای کارکنان ختم می‌شود. با توجه به این مسئله، می‌توان اصولی را برشمرد که رعایت آن‌ها در هنگام تعیین قوانین حاکم بر سازمان، احتمال ایجاد اختلال انگیزشی در کارکنان را کاهش می‌دهد و به افزایش کارکرد بهینه نیروها در سازمان ختم می‌شود:
1-تعیین حداقل قوانین و مقررات سازمانی، توجه صرف به قوانین تضمین کننده امنیت قانونی و تکیه بر برقراری نظم در هنگام تعیین قوانین
2-چاپ قوانین و مقررات موجود و آگاهی بخشی به تمامی نیروها در خصوص آن
3-ایجاد شرایطی برای مشارکت کارکنان در شناسایی ارزش‌های سازمانی، به رشته تحریر درآوردن ارزش های سازمانی هر فرد
4-طراحی دفترچه های راهنما در خصوص قوانین موجود برای مدیران سطوح میانی و آگاه کردن آنان از اهمیت عملیاتی سازی منصفانه و مستمر قوانین حداقلی موجود
5-برخورد با رفتارهای اشتباه کارکنان در سطح فردی و با توجه به شرایط موجود، وجود برنامه های ارتقای عملکرد و استفاده از آن‌ها در موارد رفتار اشتباه و خسارت‌زای نیروها
6-بیان روشن و بدون ابهام انتظاراتی که از کارکنان در محیط کار وجود دارد، چه در سطح رفتاری و چه در سطح عملکردی
