راهکار تثبیت کسب‌وکار در شرایط ناپایدار اقتصادی

اسماعیل شایسته- سرممیز بین‌المللی سیستم‌های مدیریتی در لیبرو اشورنس- همزمان با فرارسیدن روز جهانی استاندارد در 14 اکتبر و ضرورت پرداختن به روش های تثبیت کننده کسب و کارها در شرایط ناپایدار اقتصادی، بر آن شدم تا نقش یکی از استانداردهای بین المللی مدیریتی را در تحقق این مهم بیان نمایم. در این مقاله سعی شده است تا مخاطبین را با فضای این مقوله آشنا نموده تا بتوانند جهت بهره برداری مناسب از آن، مطالعات خویش را تقویت نمایند.

تقریباً روزی نیست که خبری از نوآوری و ایده‌های نو و خلاقانه در کسب ‌و‌کارها منتشر نشود. شاید به جرات بتوان گفت امروزه نوآوری بیش از گذشته در مرکز توجه قرار دارد و اثرات مثبت آن مورد بحث و بررسی قرار می گیرد. از کوچکترین شرکت¬ها تا غول‌های صنایعِ مختلف، همه به‌‌ دنبال نوآوری برای در اختیار گرفتن بازار و توسعه‌ی محصولات و خدمات جدید خود هستند. اما نوآوری چیست و سازمان‌ها چگونه چارچوب‌های مدیریت نوآوری را اجرا می‌کنند؟

در این مسیر سازمان بین المللی استانداردسازی (ISO) اقدام به تدوین استاندارد ISO 56002:2019، راهنمای سیستم مدیریت نوآوری، استاندارد ISO 56003:2019، راهنمای ابزارها و روش های برای مشارکت نوآوری، استاندارد ISO 56004:2019 راهنمای ارزیابی مدیریت نوآوری و ISO 56000:2020، اصول و واژگان مدیریت نوآوری نموده است و استانداردهای دیگری را در این حوزه در دست انتشار دارد. بر اساس استاندارد ISO 56000 نوآوری به این صورت تعریف می شود: موجودیت جدید یا تغییر یافته، تحقق یا توزیع مجدد ارزش. در این تعریف موجودیت یعنی محصول، خدمات، فرایند، مدل (به عنوان مثال یک مدل تحقق سازمانی، تجاری، عملیاتی یا ارزش)، روش (مثلاً یک روش بازاریابی یا مدیریت) یا ترکیبی از آن. همچنین ارزش یعنی سود حاصل از برآورده کردن نیازها و انتظارات، در رابطه با منابع مورد استفاده. بعنوان مثال درآمد، پس انداز، بهره وری، پایداری، رضایت، توانمند سازی، تعامل، تجربه، اعتماد.

به بیان ساده تر، نوآوری از ریشه کلمه‌ی «Innovare»برآمده که به معنای تازه شدن است. به عبارتی، نوآوری به هر پدیده‌ی تازه‌ای گفته می‌شود که سازمان یا جامعه از آن نفع می‌برد. نوآوری اغلب با دو مفهوم ایده و اختراع مرتبط است. ایده را می‌توان جرقه‌ی فکری خلاقانه در مورد یک موضوع دانست. اختراع هم پدید آوردن چیزی تازه است. اما نوآوری یعنی تمرکز برای رسیدن به راهکاری تازه برای محصول یا فرایندی که از قبل وجود دارد. نوآوری تلاش برای ارزش گذاشتن بر روی ایده هاست.

در تحلیل اینکه چه مواردی می¬تواند سازمان¬ها را در مسیر کسب و کار خود دچار چالش یا بحران نماید، می¬توان به ضعف در نوآوری یا عدم تطابق با تغییرات بازار یا ضعف در پیش‌بینی تغییرات نیازهای مشتریان اشاره نمود. در این خصوص شرکت‌ها نیاز دارند تا نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی نموده و از نوآوری به عنوان یک استراتژی برای کمک به کسب و کارها بهره برداری نمایند. بر خلاف تصور عمومی، مدیریت نوآوری چیزی بیش از برنامه‌ریزی برای محصولات یا خدمات جدید و توسعه تکنولوژی است. مدیریت نوآوری بیشتر به تصور، تجهیز و رقابت در مسیرهای جدید مربوط است.

پیتر دراکر معتقد است برای ماندن در رقابت، نوآوری یک ضرورت است. زمانی که سازمانی صرفاً تلاش می نماید که تنها نیازها و انتظارات مشتریان خود را برآورده نماید، ناخواسته در یک بازار رقابتی، بازاری که رقبا نیز با محصولات و خدمات نوآورانه، می تواند جولان دهند، تضعیف می گردد و مشتریان خود را از دست خواهند داد. در چرخه حیات محصول، مراحل معرفی، رشد، بلوغ و افول را باید بنوعی مدیریت نمود که این زمان¬ها به میزانی ادامه یابند که مرحله معرفی، کوتاه شده، مرحله رشد و بلوغ بیشتر طول عمر محصول را داشته و به مجرد نزدیک شدن به مرحله افول، نوآوری جدید اعمال شود و محصولات قدیمی از چرخه تولید/فروش خارج شوند. از اینرو باید با فرآیند نوآوری بیشتر آشنا شویم.

فرآیند نوآوری شامل ارزیابی ایده‌های بالقوه تا رسیدن به محصول یا تغییر ملموس و عرضه به بازار می‌شود. زمانی که استراتژی نوآوری با اهداف کسب و کار به درستی تنظیم شده باشد، مرحله بعدی مدیریت آن است. نوآوری نیز مانند هر فعالیت دیگری در سازمان نیاز به مدیریت دارد. مدیریت نوآوری برای هر سازمان با توجه به ویژگی‌ها، فرهنگ سازمان و ساختار آن متفاوت است. برای مثال، در کسب و کاری که در آغاز فعالیت خود قرار دارد، وظیفه نوآوری، تمرکز بر محصولات اصلی است. در حالیکه یک سازمان بالغ معمولاً به دنبال پیدا کردن بازارهای جدید می ‌باشد.

شرکت‌هایی که دوران رشد خود را تجربه می‌کنند معمولاً به دنبال راه‌هایی هستند تا کسب و کار اصلی خود را گسترش دهند. این کسب و کارها معمولاً به دنبال استفاده از نوآوری برای بهبود بخشیدن محصولات فعلی و رسیدن به پیشنهادت جذاب برای مشتریان فعلی خود هستند.

در اقتصادی که شرایط پایداری ندارد، کسب و کارها باید با استفاده از نوآوری جایگاه خود را در بازار تثبیت کرده و همواره به دنبال بازارهای جدید باشند. مدیریت نوآوری می‌تواند در کنترل چالش‌های مربوط به فرآیندهای نوآوری کمک کند و به آنها سرعت بخشد. به صورت کلی برخی از مزیت‌های مدیریت نوآوری عبارت‌اند از:

•  بهبود بهره‌وری؛

•  برند سازی؛

•  تضمین موفقیت در بلند مدت؛

• افزایش موفقیت در بازار؛

• کاهش هزینه‌ها؛

•  کاهش زمان فرآیندها؛

• کاهش ریسک پروژه های نوآورانه.

اما سیستم مدیریت نوآوری چیست؟ یک سیستم مجموعه ای از عناصر در هم تنیده (مرتبط) و در تعامل است. در یک سیستم مدیریت، این عناصر شامل افراد، فرایندها و فناوری هستند. یک سیستم مدیریتی، یک مدل کسب و کار به ما ارائه می دهد که ضمن اینکه پیوندها را بطور پیوسته تقویت می کند، انعطاف پذیری را نیز حفظ می کند. پیوند (ارتباط) همه چیز است. به عنوان مثال اگر فروش با طراحی ارتباط نداشته باشد، افراد طراحی حدس می زنند مشتری چه می خواهد و عملیات انتخاب قطعات را انجام می دهد. برای تبدیل شدن به یک مبتکر سریالی، شما نیاز به یک رویکرد سیستم دارید.

راهنمای جدید ISO 56002 درباره سیستم مدیریت نوآوری با ساختار مشترک سطح بالا (HLS) استانداردهای سیستم مدیریت ایزو تدوین شده است. استفاده از این ساختار، یکپارچه سازی سیستم های مختلف مدیریت ایزو را امکان پذیر می کند. نسخه الزامات استاندارد (IMS) که در حال حاضر در مراحل اولیه تدوین می باشد و در آینده منتشر می گردد، ISO 56001 خواهد بود که قابلیت گواهی شدن را دارا می باشد. دلیل اصلی صدور گواهینامه، جذابیت بیشتر سازمان برای سرمایه گذاران نوآوری، کمک های مالی و مشارکت خواهد بود. 95٪ مبتکران با سازمان های دیگر شریک هستند.

توانایی نوآوری سازمان به عنوان یک عامل اصلی رشد پایدار، دوام اقتصادی، افزایش رفاه و پیشرفت جامعه شناخته شده است. قابلیت های نوآوری یک سازمان شامل توانایی درک و پاسخگویی به شرایط در حال تغییر، دنبال کردن فرصت های جدید و بهره گیری از دانش و خلاقیت افراد در درون سازمان و همکاری با طرف های ذیربط است.

اگر تمام فعالیت های لازم و سایر عناصر مرتبط یا متقابل به عنوان یک سیستم مدیریت شوند، سازمان می تواند به طور مؤثرتر نوآوری کند. یک سیستم مدیریت نوآوری سازمان را برای تعیین دیدگاه، استراتژی، سیاست و اهداف نوآوری خود و تعیین پشتیبانی و فرآیندهای لازم برای دستیابی به نتایج در نظر گرفته شده راهنمایی می¬کند. لذا برخی از مزایای بالقوه اجرای سیستم مدیریت نوآوری را می توان به شرح زیر بر شمرد:

الف) افزایش توانایی در مدیریت عدم قطعیت؛

ب) افزایش رشد، درآمدها، سودآوری و رقابت پذیری؛

ج) کاهش هزینه ها و ضایعات و افزایش بهره وری و بهره وری منابع؛

د) بهبود پایداری و انعطاف پذیری؛

ه) افزایش رضایت کاربران، مشتریان، شهروندان و سایر ذینفعان؛

و) تجدید پایدار پرتفوی پیشنهادها؛

ر) افراد درگیر و توانمند در سازمان؛

ز) افزایش توانایی جذب شرکا، همکاران و تخصیص بودجه؛

ح) ارتقاء شهرت و ارزشيابي سازمان؛

و) تسهیل پیروی از مقررات و سایر الزامات مربوط.

یک کسب و کار، جزیره ای نیست و با بسیاری از نیروهای خارجی که در استراتژی کسب و کار تأثیر می گذارند، تعامل دارد. وظیفه راهبری شناسایی این نیروها، ارزیابی تأثیر آنها و سپس تعیین جهت گیری برای کسب و کار است. در ادامه مختصری از مفاهیم مندرج در بندهای اصلی این استاندارد (ISO 56002) بیان می گردد.

در بند 4-1 استاندارد، مسائل بیرونی و درونی که بر سازمان تأثیر می گذارد بیان شده است. این مسائل منجر به توسعه اولین گام¬های یک استراتژی نوآورانه می¬شود. شما ممکن است تجزیه و تحلیل SWOT را انجام داده باشید و احتمالاً برای شناسایی ریسک ها و فرصت ها در سیستم مدیریت کیفیت خود، به نقاط ضعف و تهدید توجه کرده اید. با نوآوری فرصت¬ها و تهدیدها، محرک هایی برای سیستم مدیریت نوآوری خود در اختیار شما قرار می دهد. بعنوان مثال، فروش کدام یک از محصولات/خدمات شما رو به کاهش است؟ کدام یک از مشتریان شما رها کرده اند؟

مشاغل نوآورانه ابتدا به دنبال فرصت هستند و سپس ریسک مرتبط را محاسبه می کنند. بند 4-2 ذینفعان از ما سؤال می کنند که مشتریان بالقوه ما برای ارائه های نوآورانه در آینده چه کسانی خواهند بود. همچنین، بخشی از بافت (محیط)، فرهنگ است. افراد می خواهند بدانند چگونه می توانند فرهنگ خلاق را كه با فرهنگ اجرای مدیریت کیفیت همگام است، توسعه دهند.

بند 4-4 به فرهنگ و همکاری اختصاص یافته است و شامل صراحت، کنجکاوی، تمرکز کاربر، تشویق بازخورد و پیشنهادات، تشویق یادگیری، آزمایش، خلاقیت، تغییر و به چالش کشیدن فرضیه های فعلی، تشویق ریسک پذیری و یادگیری از عدم موفقیت ها در حالی که افراد را درگیر خود می کند، شبکه سازی، همکاری و مشارکت در داخل و خارج، تنوع، احترام و مشارکت افراد مختلف با رشته ها و دیدگاه های نوآوری و نظایر آن اشاره دارد.

اصول نوآوری در ایزو 56000 نیاز رهبرانی را که کنجکاو، شجاع هستند و به آینده نگاه می کنند، توضیح می دهد. به طور طبیعی، رهبران مسئولیت توسعه فرهنگ نوآوری را نیز بر عهده خواهند گرفت. شما در بند 5-2 نوآوری را در خط مشی یا چشم انداز خود ایجاد خواهید کرد. بند 5-3 نقش ها و مسئولیت ها، با رویکرد نوآوری است. شما به قهرمانان نوآوری نیاز دارید و ممکن است به عوامل تغییر نیاز داشته باشید. بنابراین استراتژی های نوآوری می تواند شامل بافت سازمان، چشم انداز و سیاست نوآوری، نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات، اهداف نوآوری و برنامه هایی برای دستیابی به آنها، ساختارهای سازمانی و پشتیبانی و فرآیندها، از جمله تخصیص منابع می باشد.

در بند 6 استاندارد، ریسک ها و فرصت های مربوط به مسائل مشخص شده در بند 4 در اولویت قرار گرفته و ریسک ها محاسبه می شود. اهداف نوآوری به توسعه یک برنامه عملی حاوی اهداف قابل اندازه گیری اشاره می کند، در خصوص نقش مدیریت ارشد در تدوین ساختار سازمان از جمله مشوق ها، سبک های رهبری و حمایت های ویژه پرداخته می شود و در نهایت بند 6-4 استاندارد جایی است که ما نمونه کارها و ابتکارات نوآوری خود را آغاز می کنیم.

بند 7 هر نوع الزامات پشتیبانی را شامل می شود. این بند الزامات منابع را برای فعال کردن فرآیند نوآوری در اختیار شما قرار می دهد. سازمان باید زمانی را برای موضوعات زیر در نظر بگیرد:

الف) برای فعالیت های نوآوری و آموزش به صورت متعادل، به عنوان مثال به عنوان درصدی از زمان کلی کار؛

ب) به هر ابتکار عمل نوآوری و فرایندهای مختلف نوآوری؛

ج) برای نقش های اختصاصی، استفاده از کمک هزینه ها در صورت لزوم.

دانش منبع خون نوآوری است. شما باید به توسعه زیرساخت های فناوری اطلاعات بپردازید که امکان مدیریت دانش را فراهم می آورد.

همچنین سازمان برای اجرای مؤثر سیستم مدیریت نوآوری خود باید منابع مالی را تعیین و تأمین کند. این موارد شامل فرصت های مالی، ریسک ها و محدودیت های مرتبط با فعالیتهای نوآوری، تعیین بودجه، تخصیص منابع مالی اختصاصی برای فعالیت های نوآوری، شناسایی و دسترسی به منابع مالی مربوط به خارج از سازمان، به عنوان مثال از سرمایه گذاران خصوصی و دولتی، آژانس های تحقیقاتی، شرکاء، همیاران کمک های مالی نوآوری (نظیر صندوق های نوآوری و شکوفایی)، اعتبارات مالیاتی برای تحقیق و توسعه و یا جمع آوری منابع مالی و غیره.

در ادامه بند 7، الزامات صلاحیت است و خلاقیت تنها یکی از صلاحیت های نوآوری است. بند 7-2 در استاندارد جزئیات قابل توجهی در مورد شایستگی های مورد نیاز ارائه می دهد. آگاهی بند 7-3 و ارتباطات بند 7-4 می باشد.

بند 7-5 نیز مرتبط با مستندات است. با توجه به این که بسیاری از موضوعات جدید هستند، باید شیوه های نوآوری خود را ثبت و به شکلی مناسب نگهداری نمایید.

ابزاری را که برای برآورده شدن بند 7-6 استفاده خواهید کرد، لیست کنید. این ابزارها برای اجرا و حفظ سیستم مدیریت نوآوری ضروری است. بعنوان مثال: مدل سازی، تحقیقات، برنامه ریزی سناریو، طوفان مغزی، مدیریت ایده، طراحی فراگیر و الگوهای مدل کسب و کار. مدیریت هوش استراتژیک بند 7-7 که از دانش تغذیه می کند و محصولات و خدمات جدید دارای مالکیت معنوی (IP) و نیاز به محافظت هستند، را شامل می شود. مدیریت مالکیت معنوی (IP) بند 7-8 در این بخش است.

اجرای مدیریت نوآوری یک تغییر اساسی است. شما با دستیابی به یک پیروزی اولیه، تغییر را آغاز می کنید. این برد اولیه با استفاده از فرآیند نوآوری در بند 8 ایجاد خواهد شد.

 فرآیند نوآوری، قلب سیستم مدیریت نوآوری است. این فرآیند با شناسایی فرصت ها و جمع آوری داده هایی که در مرحله بعد تجزیه و تحلیل می کنید، شروع می شود تا به تعریفی از فرصت برسید. شما راه حل های مفهومی پیدا می کنید و برای یافتن تعداد محدودی از راه حل های ارجح، عمل می نماید. در این مرحله ممکن است ما از مالکیت معنوی محافظت کنم.

بند 9-1 راهنمایی های خوبی در مورد انواع شاخص های عملکرد نوآوری ارائه می دهد. مجموعه شاخص های عملکرد نوآوری، کمی یا کیفی، می تواند موارد زیر را شامل شود:

الف) شاخص های مربوط به ورودی، به عنوان مثال تعداد ایده ها، تعداد ابتکارات نوآوری، پتانسیل ایجاد ارزش ایده ها، منابع جدید دانش، بینش، منابع و شایستگی های جدید؛

ب) شاخص های مرتبط با توان، به عنوان مثال سرعت آزمایش، یادگیری و توسعه، تعداد یا نسبت کارمندان، مدیران یا کاربران درگیر یا آموزش دیده، اثربخشی همکاری و روابط، ابزارها و روشهای جدید اتخاذ شده، زمان سود، زمان برای بازار، سطح تعامل و آگاهی از برند؛

ج) شاخص های مربوط به خروجی، به عنوان مثال تعداد یا نسبت ایده های اجرا شده، به نوآوری باز گردید.

سرمایه گذاری، رشد درآمد و سود، سهم بازار، سهولت در استفاده، سرعت پذیرش توسط کاربران، رضایت کاربر، میزان انتشار نوآوری، نوسازی سازمانی و تحول، اجتماعی و مزایای پایداری، صرفه جویی در هزینه، میزان یادگیری، مالکیت معنوی، کاربران جدید و تصویر.

شاخص های عملکرد نوآوری را می توان در سیستم، نمونه کارها یا سطح ابتکار عمل کرد و در صورت لزوم ارزیابی و بهبود می یابد. آنها می توانند بر ارزیابی عناصر سیستم مدیریت نوآوری، تعامل آنها و همچنین نتایج متمرکز شوند.

سازمان می تواند هنگام نظارت و ارزیابی عملکرد از مقایسه با سازمانهای دیگر استفاده کند. این بند البته شامل ممیزی داخلی 9-2 و بازنگری مدیریت در بند 9-3 می شود.

و در نهایت در بند 10 نیز الزامات بهبود و اقدامات اصلاحی را می توان مشاهده و به کار گرفت.

این نوشته مختصری در خصوص ساختار و تفکر در استاندارد ISO 56002 را به شما نشان می دهد اما آنچه مسلم است این است که چابکی در نوآوری و تعیین استراتژی ها یک اصل اساسی در موفقیت یک سازمان است. امید است مطالعه این مقاله، آغازی برای موفقیت های بی پایان شما باشد.