استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری در سازمان ها

امیر علی رمدانی، دکتری صنایع و تحلیلگر اقتصاد 

در صنعت امروز ارتقای مولفه های بهره وری آثار مثبت و دستاوردهای قابل توجهی را برای سازمان ها به ارمغان می آورد که از مهمترین آن می توان به ایجاد مزیت های رقابتی (competitive advantage) سازمان نسبت به رقبای ملی و بین المللی اشاره کرد. طبق تعاریف مربوطه، بهره وری به معنای بکارگیری و ترکیب موثر منابع سازمان می باشد. بهبود اثربخش در راستای افزایش بهره وری مانند سایر مولفه ها و فرآیندهای نرم افزاری سازمان، از ضرورت های کاری مدیران سازمان ها می باشد، این موضوع در حالی است که بهبود در بنیان بهره وری نهفته است و دستیابی به حد مطلوبیت بهره وری در بهبود و اصلاح مولفه های آن است و نکته قابل تامل مستمر بودن بهبود می باشد. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری یکی از اقدامات مهمی است که واحدهای تولیدی، صنعتی و همچنین سازمان های ارائه دهنده خدمات باید به آن تمرکز و توجه ویژه ای داشته باشند. محدود بودن منابع سازمانی، هزینه های مصرف انرژی، تخصصی شدن فعالیت ها و وجود رقبای پرقدرت موجب شده که بهره وری به صورت یک فرآیند مستمر، دائما در حال ارتقا باشد و همواره سعی می شود مسیر ارتقای آن برای مدیران و کارکنان سازمان مشخص و بسترسازی های لازم جهت استقرار چرخه آن مهیا گردد. حرکت در مسیر ارتقا بهره وری، لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادینه شدن موضوع مهم بهبود در نظام های مدیریتی، کیفی، مالی و … در تمام لایه های سازمان منجر خواهد شد.

به طور کلی چرخه مدیریت بهبود بهره وری فرآیندی است که طی آن بین مجموعه عوامل تولید بهترین و پربازده ترین ترکیب حاصل و متناسب با شرایط درون و برون سازمانی در بهره وری تغییراتی حاصل می گردد. برای شناخت وضعیت موجود باید ابتدا نوع شاخص های مناسب اندازه گیری در هر زمینه و در سطوح سازمانی، بخشی و ملی مشخص و تعریف شوند و برای کمیت هر یک از شاخص ها و جنبه های کیفی آن ها در حد لازم هدف های مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند. در مرحله ارزیابی و تحلیل بهره وری، با تحلیل و ارزیابی شاخص های اندازه گیری بهره وری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن، شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره وری فراهم می شود. در تحلیل و ارزیابی بهبود فرهنگ بهره وری سازمانی، بسیاری از عوامل بازدارنده ارتقا بهره وری سازمان ها شناسایی می شود که گام بعدی آن اقدام عملی در راستای حذف موانع در راستای ارتقا می باشد.

برنامه ریزی بهبود بهره وری یکی از اقدامات مهم و اصلی در مدیریت سازمانی امروز می باشد. بدیهی است در هر سازمان مراحل مختلف برنامه ریزی برای چنین موضوع مهمی بنابه نوع محصولات و خدمات قابل ارائه، چارت سازمانی، اندزاه سازمان و مولفه های دیگر متفاوت خواهد بود، لکن به طور کلی می توان اذعان کرد برنامه ریزی بهبود بهره وری دارای مراحل مشترکی بدین شرح می باشد: ۱) ساز و کار طراحی مطلوب ۲) فرهنگ سازی بهینه ۳) عاطفی کردن بهبود بهره وری ۴) ساختارسازی در لایه های سازمان ۵) اقدام و عمل ۶) بازبینی و بازنگری. به منظور بهبود بهره وری در مرحله اول که ساز و کار طراحی مطلوب نام دارد، لازم است که به صورت دائمی و مستمر وضعیت های مطلوبی طراحی شود. بهبود بهره‌ وری با توجه به وضعیت آرمانی سازمان  مسیر خود را طی نماید و باید به طور مستمر و به صورن فرآیندی بر وضعیت مطلوب تمرکز شود. مرحله فرهنگ سازی که گام دوم می باشد به این نکته اشاره دارد که چرخه بهبود بهره ‌وری در سازمان یک حرکت جمعی و مشترک است و تمامی افراد سازمان در لایه های مختلف آن باید نسبت به اجرای آن اقدامات لازم را انجام دهند. بنابراین جاری کردن فرهنگ سازی موضوع فوق الذکر و تبدیل آن به صورت یک فرهنگ سازمانی، کمک شایانی به بسترسازی، استقرار و نهادینه شدن مدیریت بهبود بهره وری در سازمان می نماید. در همین راستا می توان از طریق دوره های آموزشی کوتاه مدت، دوره های آموزشی بلند مدت، جلسات توجیهی، اطلاع رسانی از طریق پوستر، شبکه های اجتماعی و … بسترهای لازم به منظور پذیرش بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت. ایجاد فرهنگ ارزشمند کار محوری و تفکر سیستمی از اصلی ترین مولفه های بهبود سازمانی است. در فرهنگ کار محور تاکید بر موفقیت ها و دستاوردهای موجود در کار است که با بدنه سازمان تنیده شده است. در مرحله عاطفی کردن بهبود بهره وری ابتدا باید به منظور جاری سازی بهره وری سازمانی، ابعاد مختلف این مولفه به صورت کاملا شفاف شناخته و شناسایی شده و  علاقه کارمندان به مقوله بهبود بهره وری ضمن افزایش، با حس مسئولیت و انگیزه ادغام شود. بسیاری از مدیران ارشد و مدیران میانی سازمان ها انتظار دارند که نتایج مدیریت و برنامه ریزی بهبود بهره وری در کوتاه مدت خود را در سازمان نشان دهد، اما این نکته حائز اهمیت است که نتایج چنین پروژه هایی به صورت بلند مدت و به صورت مستر و پیوسته در لایه های مختلف سازمان منعکس می شود و انتظاره دستیابی به نتایج در مدت زمان محدود، ناممکن است. در مرحله ساختارسازی سعی می شود ضمن تعریف مسیر فعالیت های پرسنل، چگونگی ارتقا بهره وری نیز بیان شود. مرحله عمل باید نسبت به اقدام عملی در راستای جاری شدن و اجرایی کردن فرهنگ ایجاد شده مطلوب سازمانی اقدام شود که در این گام تمامی پرسنل در سطوح مختلف و باید متناسب با ماموریت فعالیت کرده و در جهت بهبود بهره وری پتانسیل های فکری و جسمی خود را بکار گیرند. آنچه به چرخه مدیریت بهبود بهره وری مشروعیت و اقتدار می بخشد مرحله آخر یا مرحله بازنگری است. با بازنگری مجموعه فعالیت های انجام شده در سازمان در فرآیند چرخه بهبود بهره وری می توان بهبود مستمر بهره وری را تضمین کرد.

امید است صنایع مهم کشور و سازمان های پیش‌رو با برنامه ریزی در خصوص استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری بتوانند هزینه های سازمان و واحد صنعتی خود را مدیریت و در راستای بهبود هرچه بهتر کیفیت، قیمت، نحوه ارائه خدمات و … گام بلندی را بردارند.

 

مرتضی ابراهیمی

ایمیل: news.morteza@gmail.com وبلاگ: http://economy-communications.blog.ir

نظرات شما

×

Comments are closed.