ضرورت تدوین استراتژی برای رسیدن به رشد اقتصادی سازمان ها
اسماعیل شایسته- سرممیز بین المللی و سرممیز ارشد شرکت بین المللی WQAانگلستان
با آغاز سال جدید، نیاز کلیه سازمان ها به یک تدوین و اجرای یک برنامه ریزی صحیح جهت رسیدن به رشد و تعالی خود و استفاده بهینه و به موقع از موقعیت های جدید ایران در عرصه های ملی و بین المللی است لذا بر خود لازم می دانم کمی در این خصوص که به عنوان یکی از ضروریات رسیدن به رشد اقتصادی سازمان است در این مقاله مطالبی را عنوان نمایم.
در دنیای امروز، با وجود استانداردهای بین المللی مرتبط و تاکید کلیه آنها بر تدوین استراتژی ها، اهداف و برنامه ها، به عنوان پایه های یک سیستم مدیریتی پویا، هستند بسیاری از سازمان که بدون وجود اهداف و برنامه های صحیح مسیر طبیعی عملکرد خود را به جلو می برند این در حالی است که اگر سیاست ها، اهداف و برنامه ها به شکلی صحیح اجرا شود، همان سازمان موفق، می تواند مسیری بسیار بهتر را ادامه دهند و در نهایت کشور را در سطح بهتری از رشد اقتصادی قرار دهند. نقش اهداف نه تنها در سازمان ها یا پروژه ها، بلکه در زندگی شخصی نیز اهمیت غیر قابل انکاری در رسیدن به موفقیت دارد.
سیاست ها، تحت تاثیر عوامل داخلی و خارجی که به شکل فرصت ها و ریسک ها ظاهر می شوند و همچنین خواسته ها، نیازها و انتظارت ذینفعان تعیین می شوند.
اهداف اولین گام مهم به سمت دست پیدا کردن به سیاست ها و آرزوهاست. نخست به این دلیل که نوشتن آنها مجبورتان می کند اهدافتان را تصویرسازی و تجسم کنید و دوم به این دلیل که عمل نوشتن آنها، تعهدی نسبت به آنها در شما ایجاد می کند. درصد بسیاری قلیلی از جمعیت جهان واقعاً برای نوشتن اهداف و آرزوهای خودشان وقت می گذارند شاید به همین خاطر است که افراد کمی هستند که واقعاً در زندگی شان موفق باشند و همان زندگی را داشته باشد، که آرزوی داشتنش را دارند.
نوشتن اهداف، خط سیر شما را به سمت موفقیت ایجاد می کند. با اینکه فقط عمل نوشتن اهداف می تواند فرآیند را به حرکت بیندازد، اما این هم اهمیت دارد که هر از گاهی اهدافتان را مرور کنید. یادتان باشد، هر چه تمرکز بیشتری روی اهدافتان داشته باشید، احتمال بیشتری هست که به آنها دست پیدا کنید.
در زیر به چند نکته که در نوشتن اهداف موثر، ضروری هستند، اشاره شده است:
۱-نوشتن اهداف به شکل مثبت:
برای آنچه که می خواهید کار کنید نه آنچه که می خواهید از آن بگذرید. بخشی از علت اینکه چرا اهدافمان را می نویسیم این است که دستورالعمل هایی برای ذهن ناخودآگاهمان تنظیم کنیم. ذهن ناخودآگاه شما ابزاری بسیار کارامد است، نمی تواند خوب را از بد تشخیص دهد و قضاوت هم نمی کند. تنها عملکرد آن انجام دستورالعمل هایش است. هر چه دستورالعمل های شما مثبت تر باشد، نتیجه مثبت تری هم به دست می آورید.
همچنین مثبت فکر کردن در زندگی روزمره به شما در رشدتان بعنوان یک انسان کمک می کند. پس آنرا فقط محدود به تعیین هدف نکنید.
۲-نوشتن اهداف با جزئیات کامل:
به جای اینکه فقط بنویسید، "خانه نو"، بنویسید "یک خانه ۳۰۰ متری با چهار اتاق خواب، ۳ حمام دستشویی، و چشم انداز کوهستان روی یک زمین ۱۰۰۰ متری"
ویژگی کمی بودن یا قابل اندازه گیری بودن اهداف نیز از الزامات می باشد. مثال هایی از شاخص های قابل اندازه گیری عبارتند از درآمد یکسال کارکرد، سود خالص هر ماه یا سال، میزان فروش، سرانه تولید و غیره. با یاد داشته باشید آنچه را که نتوان اندازه گیری کرد، نمی توان مدیریت نمود.
همچنین باید مشخص شود برای دستیابی به اهداف مورد نظر چه کاری باید انجام شود. برنامه های آن، منابع لازم نظیر نیروی انسانی، پول، تجهیزات و غیره باید شناسایی و تامین گردد. افراد مسئول انجام هر کار باید تعیین گردند و زمانبندی اجرای فعالیت ها نیز باید مشخص شود.
یکبار دیگر داریم به ذهن ناخودآگاه خود یک دسته دستورالعمل دقیق و جزء به جزء می دهیم تا روی آن کار کند. هرچه اطلاعات بیشتری در اختیار آن بگذارید، آخر کار نتیجه واضح تری به دست می آورید. هرچه نتیجه تان دقیق تر باشد، ذهن ناخودآگاه شما کارامدتر خواهد شد.
حال آیا می توانید چشمان خود را ببندید و خانه ای که در بالا اشاره شد را تجسم کنید؟ دور تا دور خانه قدم بزنید. در آستانه در اتاق اصلی بایستید و مه ی که روی کوه ها را گرفته تماشا کنید. به باغچه پر از گوجه فرنگی، لوبیا سبز و خیار نگاه کنید می توانید ببینید؟ پس ذهن ناخودآگاه تان هم می تواند.
۳-نوشتن اهداف به زمان حال:
اهدافتان را به زمان حال بنویسید. این کار باعث می شود ذهن ناخودآگاه مسیری با کمترین مقاومت را انتخاب کند. اگر بنویسید "در آینده لاغر خواهم شد" ذهن ناخودآگاه با این تصور که این کار مربوط به آینده است وارد عمل نمی شود. پس اهدافتان را به زمان حال و اول شخص بنویسید، انگار که واقعیت دارند.
۴-بازنویسی و به روزآوری اهداف:
وقتی کلمات نوشته شوند و بعد دوباره نویسی شوند، حداکثر تاثیر را خواهند داشت. پس به یکبار نوشتن راضی نشوید. اهدافتان را یادداشت کنید و بعد دوباره آنها را به زبانی دیگر بازنویسی کنید، صفات انگیزه دهنده به آن اضافه کنید و مختصر و مفیدشان کنید. یک هفته بعد شاید نیاز باشد که باز اصلاح شان کنید. همین طور به این اصلاح کردن ها ادامه دهید. این موضوع به اهمیت چرخه دمینگ (برنامه ریزی-اجرا-بررسی-اقدام) که به چرخه PDCA موسوم است تاکید دارد.
نوشتن اهداف اولین قدم برای واقعی تر جلوه دادن آنهاست. بعضی وقت ها وقتی چیزی را به صورت نوشته داشته باشید، اهمیت بیشتری پیدا می کند. همچنین برنامه ریزی برای آنها نیز ساده تر می شود.
۵-اندازه گیری اهداف:
همان قدر که نوشتن اهداف مهم است، اندازه گیری و پایش مستمر آن نیز اهمیت دارد. در فواصل زمانی مشخصی باید میزان دستیابی به اهداف را اندازه گیری کرد تا بتوان در صورت نیاز، تغییرات لازم را در اهداف ایجاد کرد. این تغییرات می تواند شامل تغییر هدف، بازبینی آن، تغییر در منابع، تغییر در مسئولین و هر چیز دیگر باشد. این دیدگاه، کامل کردن حلقه PDCA است.
۶-ابلاغ اهداف:
چیزی که می تواند در به ثمر نشستن تمامی برنامه ها و اهداف تدوین شده، مسیر را هموار نماید، ابلاغ اهداف به کلیه کارکنان و همینطور مسئولین فرآینده و متولیان اجرای اهداف می باشد. طبعاً ابلاغ اهداف در به اجرا گذاردن آنها، نقش کلیدی و اساسی دارد.
پس برای یک شروع موفق در سال در پیش رو، همین الان یک تکه کاغذ بردارید، یک ساعت وقت بگذارید و هر چه که می خواهید به آن دست پیدا کنید با ذکر دقیق تاریخ و موضوعات اشاره شده در بندهای بالا را بنویسید. اگر در زمان تعیین شده به آن چه می خواستید نرسیدید نا امید نشوید صبر داشته باشید و تلاشتان را ادامه دهید و علت را در برنامه ها، نحوه اجرا و یا هر دو موضوع جستجو نمایید. تغییر خوب در آنها می تواند راهگشا باشد.
تدوین اهداف از الزامات موضوع بند ۵-۴ استاندارد بین المللی ISO 9001:2008 و همچنین الزامات موضوع بند ۶-٢ استاندارد بین المللی ISO 9001:2015 است.
